Personvernerklæring

Oslo Kajakklubb
Sist oppdatert 4. august 2026

Denne erklæringen beskriver hvordan Oslo Kajakklubb samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger.

1. Hvem er ansvarlig for personopplysningene?

Oslo Kajakklubb (OKK) er behandlingsansvarlig for personopplysninger klubben samler inn og bruker i sin virksomhet.

  • Organisasjonsnummer: 976 045 068
  • Adresse: Drammensveien 210, 0277 Oslo
  • E-post for personvernhenvendelser: post@okk.org
  • Telefon: 22 50 90 19
  • Nettsted: www.okk.org

Oslo Kajakklubb som organisasjon har det overordnede ansvaret. Daglig leder har ansvar for det daglige personvernarbeidet og håndterer personvernhenvendelser som kommer til post@okk.org. Tilganger skal bare gis til ansatte, tillitsvalgte og frivillige som trenger opplysningene for å utføre sine oppgaver.

2. Hvem erklæringen gjelder for

Erklæringen gjelder medlemmer, foresatte, barn og unge, kurs- og arrangementsdeltakere, søkere til båtplass, frivillige, tillitsvalgte, trenere, ansatte, samarbeidspartnere og personer som kontakter eller besøker klubben og nettstedet.

3. Hvilke opplysninger vi kan behandle

Vi behandler bare opplysninger som er nødvendige for et bestemt og saklig formål. Dette kan omfatte:

  • navn, fødselsdato eller fødselsnummer der NIFs løsninger krever det, kjønn og statsborgerskap
  • adresse, e-postadresse, telefonnummer og opplysninger om foresatte eller familieforhold
  • medlemsnummer, medlemsstatus, roller, verv, kurs, kompetanse, lisenser, forsikringer og politiatteststatus
  • betalinger, kontingent, treningsavgift, kursavgift og dokumentasjon som må oppbevares etter lov
  • påmeldinger til kurs, treninger, turer, samlinger, konkurranser og andre arrangementer
  • søknader om båtplass, nøkkeladministrasjon, skader på utstyr og andre praktiske klubbforhold
  • idrettsresultater, treningsopplysninger og informasjon som er nødvendig for å organisere aktivitet
  • henvendelser, skjemasvar og korrespondanse med klubben
  • bilder, video, navn og redaksjonelt innhold når dette kan publiseres lovlig
  • tekniske opplysninger fra nettstedet, som IP-adresse og samtykkevalg, når en tjeneste faktisk mottar slike opplysninger

Opplysninger om helse, funksjonsnedsettelse, allergier, tilretteleggingsbehov eller hendelser kan være særlige kategorier av personopplysninger. Slike opplysninger samles bare inn når det er nødvendig, og når klubben har gyldig behandlingsgrunnlag og tilstrekkelige sikkerhetstiltak.

4. Hvor opplysningene kommer fra

De fleste opplysningene får vi direkte fra den registrerte eller fra foresatte. Vi kan også motta opplysninger gjennom KlubbAdmin, Min idrett og andre løsninger i norsk idrett, fra trenere og aktivitetsledere, fra arrangører eller særforbund, fra offentlige registre når dette er lovlig, og fra leverandører som behandler opplysninger på vegne av klubben.

5. Hva opplysningene brukes til og behandlingsgrunnlaget

Vi bruker personopplysninger til følgende hovedformål:

  • administrere medlemskap, kontingenter, lisenser, forsikringer, roller og medlemsfordeler
  • planlegge og gjennomføre kurs, treninger, turer, samlinger, konkurranser og andre arrangementer
  • følge opp sikkerhet, HMS, skader, nøkkeltilgang, båtplasser og klubbens eiendeler
  • kommunisere med medlemmer, foresatte, deltakere, frivillige og andre som kontakter klubben
  • oppfylle krav fra NIF, særforbund, offentlige myndigheter, regnskapsregler og andre rettslige plikter
  • utvikle og administrere klubbens aktivitetstilbud og frivillige organisasjon
  • publisere informasjon, resultater, bilder og video når klubben har gyldig grunnlag for dette
  • drifte nettstedet og vise valgfrie eksterne tjenester etter samtykke

Behandlingen bygger, avhengig av formålet, på medlems- eller deltakeravtalen, rettslige plikter, klubbens berettigede interesse i å administrere og sikre virksomheten, eller samtykke. Når samtykke brukes, kan det trekkes tilbake når som helst. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket tilbake.

6. KlubbAdmin, Min idrett og Norges idrettsforbund

Oslo Kajakklubb bruker KlubbAdmin som klubbens administrative medlemssystem. Klubben bruker løsningen til å administrere medlemmer, roller, kontaktinformasjon, familierelasjoner, medlemskontingent, treningsavgifter og annen medlemsaktivitet.

Opplysningene kan også omfatte betalingskrav, lisens og forsikring samt påmeldinger til kurs, arrangementer og konkurranser. Nødvendige medlemsopplysninger registreres i idrettens sentrale database, og slik registrering er en forutsetning for medlemskap i norsk idrett.

Min idrett er medlemmenes og de foresattes personlige brukerløsning. Der kan de blant annet se og rette mange opplysninger, følge egne og familiens medlemskap, roller og betalinger og administrere sin idrettshverdag ved å logge inn med Idrettens ID.

Norges idrettsforbund (NIF) og de aktuelle organisasjonsleddene i norsk idrett har ansvar for ulike deler av behandlingen av medlemsopplysninger. NIF forvalter idrettens sentrale database, mens Oslo Kajakklubb er ansvarlig for behandlingen klubben utfører.

7. Påmelding, skjemaer og andre leverandører

Klubben bruker eksterne leverandører for å gjennomføre enkelte oppgaver. Leverandørene skal bare få opplysninger som er nødvendige, og klubben skal ha nødvendige avtaler og sikkerhetstiltak.

  • Checkin brukes til påmelding og eventuell betaling for kurs, turer, arrangementer og andre tilbud.
  • Google brukes til klubbens e-post. Google Forms brukes på enkelte sider til søknader, registreringer og andre skjemaer.
  • Domeneshop er domeneregistrar for okk.org og leverer klubbens Web Max-webhotell, der WordPress-nettstedet publiseres og driftes.
  • Eika Regnskap brukes til regnskap og nødvendig økonomiadministrasjon.
  • Idrettens Office 365 brukes til skylagring og samarbeid. Tjenesten bygger på Microsoft 365 og tilbys gjennom norsk idrett.
  • Betalinger i KlubbAdmin håndteres gjennom Buypass. Klubben mottar også betaling via Vipps Bedrift.
  • Leverandører av sikkerhetskopiering og eventuell IT-støtte kan behandle opplysninger når dette er nødvendig for tjenesten.
  • Offentlige myndigheter, NIF, særforbund, forsikringsselskap eller andre mottakere kan få opplysninger når lov, avtale eller et gyldig samtykke gir grunnlag for det.

Enkelte leverandører kan behandle opplysninger utenfor EU/EØS. Hvis dette skjer, skal klubben sikre at overføringen har et lovlig grunnlag og nødvendige beskyttelsestiltak.

8. Barn og unge

Oslo Kajakklubb har mange medlemmer og deltakere som er barn og unge. Informasjon skal gis på en måte som er forståelig for målgruppen, og tilganger skal begrenses.

Når samtykke fra foresatte er nødvendig, skal klubben innhente dette. Barnets eget ønske skal alltid respekteres ved publisering av bilder og video.

9. Bilder, video, nyhetssaker og sosiale medier

Klubben kan publisere nyheter, resultater, bilder og video fra aktivitetene sine. Oslo Kajakklubb følger NIFs retningslinjer for publisering av bilder og film.

Hovedregelen er at klubben innhenter aktivt samtykke fra personer som kan identifiseres. For barn under 15 år skal både barnet og foresatte samtykke. Dersom samtykket trekkes tilbake, skal publisert materiale fjernes så langt klubben kontrollerer publiseringen.

Når brukeren følger lenker til eller samhandler med Facebook, YouTube eller andre sosiale medier, behandler den aktuelle leverandøren opplysninger etter sine egne vilkår. Innebygd YouTube-innhold på okk.org lastes ikke før brukeren har tillatt video.

10. Kamera og webkamera

Klubben har en egen policy for kameraovervåking. Policyen beskriver formål, hvilke områder som omfattes, tilgang, lagring, skilting og bruk av offentlig webkamera.

Kamera og webkamera skal brukes i samsvar med denne policyen og gjeldende regelverk. Henvendelser om kamera kan sendes til post@okk.org.

11. Informasjonskapsler og lignende teknologi på okk.org

Nettstedet bruker nødvendig lokal lagring i nettleseren for å huske brukerens samtykkevalg. Lagringen har navnet «okk-cookie-preferences-v3». Valget ligger i nettleseren til brukeren sletter nettleserdata eller løsningen endres.

Valgfrie tjenester er delt i tre formål:

  • Påmelding og skjemaer: Checkin og Google-skjemaer
  • Video: YouTube
  • Andre eksterne visninger: andre innbygginger, for eksempel en ekstern måle- eller informasjonsvisning

Valgene er slått av som standard. Brukeren kan godta eller avvise valgfrie tjenester i første visning, eller velge formål separat under «Tilpass».

Brukeren kan senere endre eller trekke tilbake valget via lenken «Valg for informasjonskapsler» nederst på nettstedet. Når en tillatelse trekkes tilbake, skjules det aktuelle innebygde innholdet igjen. Den eksterne leverandøren kan likevel ha mottatt opplysninger mens tjenesten var aktiv.

Klubben skal oppdatere denne oversikten dersom nye analyseverktøy, annonser, Facebook-innbygginger eller andre tjenester tas i bruk. Slike tjenester skal ikke aktiveres før samtykkeløsningen og informasjonen er kontrollert.

12. Lagring og sletting

Personopplysninger lagres ikke lenger enn det som er nødvendig for formålet. Opplysninger kan likevel oppbevares lenger når lov, regnskapskrav, forsikring, dokumentasjonsbehov eller et rettskrav krever det.

  • Medlemsopplysninger i KlubbAdmin og idrettens sentrale systemer oppbevares så lenge medlemskapet og nødvendige administrative eller rettslige behov tilsier det, etter NIFs regler.
  • Kurs- og arrangementsdata kan oppbevares i fem år. Kurs- og kompetansehistorikk kan beholdes lenger når den må dokumenteres. Opplysninger om helse eller kortvarig tilrettelegging slettes når behovet er avsluttet.
  • Båtplassøknader beholdes så lenge søknaden eller ventelisteplassen er aktiv. Etter avslutning, eller etter at et båtplassforhold opphører, kan nødvendige opplysninger oppbevares i fem år.
  • Skjemasvar og e-post oppbevares så lenge de er nødvendige for saken eller klubbens drift. Regnskapsdokumentasjon oppbevares etter lovens frister.
  • HMS- og skadesaker kan oppbevares i ti år, og lenger ved pågående forsikringssak eller rettskrav.
  • Kameraopptak slettes i samsvar med klubbens kameraovervåkingspolicy. Opptak av konkrete hendelser kan oppbevares lenger når det er nødvendig.
  • Opplysninger om politiattest skal begrenses til nødvendig status og rolle. Klubben oppbevarer ikke kopi av politiattesten.
  • Bilder og video kan beholdes så lenge materialet er relevant og klubben har et gyldig grunnlag. Materiale basert på samtykke fjernes når samtykket trekkes tilbake, med mindre klubben har et annet gyldig grunnlag.

13. Informasjonssikkerhet

Klubben skal bruke egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene. Dette omfatter tilgangsstyring, sterke innloggingsrutiner, oppdaterte systemer, sikkerhetskopiering, begrenset deling, opplæring og rutiner for å håndtere avvik.

Personvernbrudd skal vurderes og eventuelt meldes til Datatilsynet og berørte personer i samsvar med regelverket.

14. Dine rettigheter

Du kan kontakte Oslo Kajakklubb på post@okk.org dersom du vil bruke rettighetene dine. Avhengig av behandlingen kan du ha rett til:

  • informasjon og innsyn i opplysningene klubben har om deg
  • retting eller supplering av uriktige opplysninger
  • sletting når vilkårene for dette er oppfylt
  • begrensning av behandlingen
  • å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse
  • dataportabilitet for opplysninger som behandles på grunnlag av samtykke eller avtale
  • å trekke tilbake et samtykke
  • å klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket

Mange medlemsopplysninger kan også ses og rettes direkte i Min idrett. Klubben svarer normalt på rettighetsforespørsler innen én måned. Vi kan be om nødvendig informasjon for å bekrefte identiteten til den som spør.

15. Endringer og kontakt

Erklæringen oppdateres når klubbens behandling eller regelverket endres. Gjeldende versjon skal alltid være lett tilgjengelig på okk.org. Ved vesentlige endringer informerer klubben på egnet måte.

Spørsmål om personvern eller ønsker om innsyn, retting eller sletting sendes til post@okk.org. Klage kan sendes til Datatilsynet via www.datatilsynet.no.

Nyttige personvernressurser